Di artikel sebelumnya, saya sudah sharing mengenai drama saya dengan sebuah vendor. Tentunya saya sharing mengenai vendor tersebut ke banyak teman-teman saya hehehe. Beberapa teman saya yang sudah maupun sedang mempersiapkan pernikahan menceritakan mengenai pengalaman mereka dengan vendornya masing-masing. Ada beberapa yang baik-baik saja, ada juga yang memiliki cerita menyebalkan.
Dari berbagai drama tersebut dan cerita persiapan teman-teman saya mengenai vendor-vendor mereka dapat disimpulkan bahwa,
- It's okay bawelin vendor. Sebagian banyak dari vendor teman-teman saya, mostly mengerti kenapa kliennya ribet/panik sendiri mengenai persiapan pernikahan mereka. Kalau memang vendor kamu tidak mengerti, mungkin kamu memilih vendor yang salah?
- Selalu update ke vendor mengenai ini dan itu. Selalu tanya perkembangan mereka sampai dimana
- Untuk vendor undangan
- Tentukan dahulu design yang kalian mau. Berikan DP apabila design sudah FIX. Kalau bisa jangan merubah design di tengah-tengah dealing karena ada beberapa vendor yang mencharge dengan harga yang sangat mahal, dengan alasan undangan sudah mulai dibuat.
- Pastikan design yang kalian mau dapat dibuat oleh vendor tersebut. Ada vendor teman saya yang mengatakan bisa di awal, ternyata setelah DP dan dummy dibuat, design yang diinginkan tidak bisa dibuat. Untuk design yang aneh-aneh ala pinterest, vendor undangan di Pasar Tebet belum tentu bisa merealisasikannya. Kalau memang mau yang aneh-aneh dan ada budgetnya, sebaiknya memang pilih vendor yang terpercaya.
- Apabila kamu sudah memberikan approval design via email/chat, sebaiknya periksa kembali dengan teliti ketika approval dummy. Ada teman saya yang approval via email sudah okay, ketika approval dummy dia tidak memeriksa lagi, padahal file yang digunakan saat pembuatan dummy dan approval by email berbeda dan dia baru mengetahui tersebut ketika undangan sudah selesai dicetak.
- Sebaiknya antisipasi mengenai jadwal cetak undangan. Banyak teman saya yang cerita bahwa vendor undangan mereka telat dalam menyelesaikan undangannya.
Padahal terlihat simple dan mudah ya? Tapi vendor-vendor undangan di pasar tebet belum tentu bisa membuat gradasi pada bokeh di undangan tersebut karena mayoritas undangan yang dibuat di pasar tebet masih menggunakan teknik sablon. Source
- Untuk vendor dekorasi
- Buat moodboard mengenai tema dekorasi yang kalian inginkan. Hal ini akan memudahkan vendor untuk melihat preferensi dekorasi yang kalian inginkan. Tentunya dengan persetujuan dari pasangan dan orang tua ya. Orang tua juga berperan dalam menentukan moodboard, jangan sampai kalian sudah menentukan sendiri moodboard, sudah diskusi dengan vendor ternyata orang tua tidak setuju dan harus mengulang dari awal lagi.
- Pastikan dari awal apakah vendor tersebut dapat menyiapkan item-item yang kalian inginkan, apabila memang bisa, pastikan kalian meminta untuk mencantumkan item tersebut di surat perjanjian/quotation.
- Tanyakan dari awal kapan kalian bisa mendapatkan moodboard balasan dari vendor dekor, sketch dekorasi untuk acara pernikahan, dan lay out dekorasi dari pihak vendor dekorasi.
- Untuk vendor Wedding Organizer
- Pastikan jasa apa saja yang kalian dapatkan. Ada beberapa WO walaupun kita hanya menyewa jasa di hari H tetapi mereka mau membantu untuk persiapan. psst apabila kalian meminta bantuan WO untuk dealing harga dengan vendor lain, kalian bisa dapat harga miring.
- Email quotation dengan vendor-vendor lain ke WO. Sebaiknya file quotation tersebut diberi tanggal, sehingga bila ada perubahan WO tidak pusing mencari file terbaru. Seumpama Catering - Wahy&Joyo - 09112018. Kenapa kita harus email quotation ke WO? Supaya WO dapat memastikan bahwa kita mendapatkan hal-hal yang dijanjikan oleh vendor-vendor lain. Kamu tidak harus menampilkan harga apabila kamu tidak nyaman untuk menampilkan harga ke WO.
- Pastikan Wedding Organizer selalu terupdate mengenai apapun, hal sekecil apapun. Saat hari H pernikahan, Wedding Organizer yang akan melaksanakan dari A-Z. Mempelai maupun kedua orang tua akan bersanding sehingga ruang gerak menjadi terbatas dan tidak bisa melakukan banyak hal.
- Untuk vendor perias
- Sama dengan vendor dekorasi, ada baiknya kita membuat moodboard mengenai make up yang diinginkan saat acara nanti. Diskusikan dengan perias apakah make up tersebut akan bagus di kulit kamu, atau make up tersebut akan cocok dengan nuansa kebaya kamu.
- Catatan khusus untuk kalian yang menggunakan adat
- Biasanya rangkaian adat akan dijalankan oleh vendor perias. Catat secara runtut mengenai adat tersebut beserta penjelasannya.
- Ada beberapa orang tua yang tidak begitu paham mengenai runtutan acara adat, ada orang tua yang sangat paham mengenai runtutan acara adat. Pastikan keinginan orang tua dan perias mengenai rangkaian adat sama. Apabila sudah ditemukan titik temu mengenai rangkaian adat tersebut, berikan informasi tersebut ke pihak WO karena WO juga akan membantu dalam pelaksanaan adat.
- Biasanya, perias akan menyiapkan MC khusus untuk acara adat, baiknya kamu menggunakan MC khusus dari pihak perias supaya narasi rangkaian adat dapat berjalan dengan teratur dan khidmat. Apabila perias tidak menyediakan MC khusus, minta bantuan dari WO untuk koordinasi dengan MC untuk acara adat.
- Apabila kamu ingin menggunakan aksesoris khusus, seumpama ingin Tiba Dada Bawang Sebungkul* yang berwarna merah, ungkapkan hal itu kepada perias dan ingatkan lagi perias H-7 dan minta tolong WO untuk mengingatkan perias tersebut.
- Sebaiknya kamu selalu mencatat hasil meeting dengan vendor. Email hasil meeting kalian ke vendor tersebut sehingga bisa terekam hasil meeting kalian dan ketika melakukan perjanjian meeting selanjutnya, vendor dapat mengingat-ingat hasil meeting sebelumnya dan dapat mengerti jika akan ada perubahan dari point-point tersebut.
- Selalu koordinasi dengan orang tua mengenai siapa yang berperan menjadi apa. Terkadang orang tua sulit untuk dipush mengenai hal ini karena ada beberapa orang tua yang juga bingung siapa orang yang tepat untuk mengisi posisi tersebut. Baiknya informasikan kepada orang tua mengapa kita butuh nama-nama untuk posisi tersebut secepatnya dan informasikan deadline untuk pengumpulan nama-nama dan perannya.
- Buat timetable maupun reminder mengenai kapan pembayaran vendor dilakukan. Saya pribadi tidak menggunakan timetable tetapi di awal saya meminta vendor-vendor untuk mengingatkan apabila pembayaran harus dilakukan (beberapa vendor berbaik hati untuk mengingatkan, beberapa vendor lupa tidak mengingatkan tapi masih berbaik hati tetap melayani sepenuh hati, ada vendor yang minta dibayar nanti tapi melayani suka-suka hati).
Semoga tips-tips di atas dapat membantu kamu dalam berkoordinasi dengan vendor-vendor ya. Apabila saya ingat hal-hal yang lain, akan saya update lagi di postingan ini.
psst, jangan lupa untuk menikmati setiap prosesnya ya
*Tiba Dada Bawang Sebungkul merupakan rangkaian bunga melati yang dipasang di atas sanggul sebelah kanan, teruntai hingga pinggang. Disebut bawang sebungkul karena berupa rangkaian beberapa melati dijadikan satu, sehingga mirip bentuk bungkul bawang putih. source
